Opprette en anskaffelse

Endret Wed, 18 Sep ved 2:48 PM

Opprette en ny anskaffelse eller annen prosedyre i Artifik

Når du har logget deg inn i Artifik trykker du på +Ny anskaffelse oppe til venstre for å opprette en anskaffelse.

☝️Informasjon: Det samme gjelder dersom du ønsker opprette en veiledende kunngjøring, markedsundersøkelse eller annen prosedyre som ikke nødvendigvis er en anskaffelse.

Velg ønsket type prosedyre ved å trykke på overskriften, i dette eksempel velger vi Konkurranse

⚠️NB! Dersom du er tilkoblet flere forskjellige organisasjoner må du først velge den organisasjon du ønsker å opprette din forespørsel på vegne av.

Fyll ut nødvendig informasjon ved å angi:

Navn på anskaffelsen
Forskrift
Terskelverdi
Prosedyre
Estimert kunngjøringsdato

De valg du foretar deg påvirker mulighetene du får, systemet viser deg de prosedyrene som er tilgjengelige basert på valg av forskrift og terskelverdi.

Finner du ikke ønsket type prosedyre kan det bero på at du må endre dine tidligere valg.

Når du har angitt all nødvendig informasjon trykker du på Ny anskaffelse

☝️ Informasjon: Estimert kunngjøringsdato kan endres på et senere tidspunkt, men benyttes for å generere et forslag til tidslinje basert på dine øvrige foretatte valg.

Du har nå opprettet din anskaffelse og lander på Hjem. Her får du tilgang til din tidslinje, og muligheten til å fylle ut all relevant informasjon om din anskaffelse før du kan sende den til kunngjøring.

Du finner en marg på venstre side. Denne kan du klikke på for å flytte deg direkte til ønsket seksjon. Fet skrift indikerer at du befinner deg i den seksjonen. Du blir også informert om i hvilken grad du har fylt ut de forskjellige seksjonene, og hvor det mangler informasjon.

Det er ikke mulig å kunngjøre konkurransen uten å ha fylt ut alle påkrevde felter.

Tidslinje viser et forslag til fremdriftsplanen for anskaffelsen basert på anskaffelsesregelverkets frister og ditt valg av prosedyre samt ønsket kunngjøringsdato. Du kan endre alle fristene helt frem til konkurransen sendes til kunngjøring.

☝️Informasjon: Les denne artikkelen for veiledning om endring av tidsfrister eller hvordan du legger til egendefinerte milepæler: Tidslinje og Milepæler

Under Om anskaffelsen legges det inn overordnet informasjon om anskaffelsen som blant annet Tittel, Beskrivelse og Estimert verdi.

Vi anbefaler dere å være nøye når dere fyller ut beskrivelsen av anskaffelsen da forslagene du får i Artifiks CPV-kodevelger genereres på bakgrunn av beskrivelsen du legger inn.

For å legge til CPV-koder trykker du på Legg til CPV-koder.

☝️Informasjon: Du kan lese om hvordan vår AI-baserte CPV-kodevelger kan hjelpe deg med valg av CPV-koder i denne artikkel: Legg til CPV-koder på en anskaffelse

Du må også foreta et aktivt valg dersom anskaffelsen gjelder en Rammeavtale. Dersom du svarer Ja, må du også fylle ut den avropsmekanisme som skal være gjeldende.

I tillegg må du ta stilling til hvilke Avvisningsgrunner som eventuelt er gjeldende.

☝️Informasjon: Du kan lese om både Avvisningsgrunner, Kvalifikasjonskrav samt hvordan du oppretter en ESPD-forespørsel i denne artikkel: ESPD-forespørsel i Artifik

Under Kontraktsdetaljer skal det legges inn informasjon om kontrakten som skal inngås. Her får du blant annet muligheten til å velge om anskaffelsen skal være delt i Delkontrakter, du må også informere om Utførelsessted, Opsjoner, Gjentakende kontrakt, EU-midler, Elektronisk katalog og Varighet.

Dersom du ønsker å dele inn anskaffelsen i Delkontrakter velger du Ja ved spørsmålet "Inneholder anskaffelsen delkontrakter?".

Du får da automatisk muligheten å fylle inn Navn og Beskrivelse av to forskjellige delkontrakter, og kan legge til ytterligere ved behov. Det er også mulig å slette delkontrakter ved å trykke på Slett delkontrakt.

Under Tildelingskriterier velger du hvordan tildelingskriteriene angis. Velg mellom prosent, prioritet eller egendefinert og trykk på Legg til tildelingskriterium for å opprette et eller flere tildelingskriterier.

Prosent

Når du velger Tildelingskriterier basert på prosent må summen av alle tildelingskriteriene være 100%. Systemet informerer deg om dette, og gir deg en indikasjon på hvor mange prosent du har oppgitt.

Velg type kriterium og fyll ut prosent. Det må være minst et kostnad eller priskriterie, man kan ikke ha begge deler. Fyll ut beskrivelse og dokumentasjonskrav av tildelingskriteriet. Trykk på Legg til tildelingskriterium for å legge til flere.

Prioritet

Når du velger Tildelingskriterier basert på Prioritet må klima- og miljøhensyn være prioritert som top 3. Systemet informerer deg om dette, og gir deg en varsel dersom du ikke har opprettet et tildelingskriterie for klima- og miljøhensyn. Det må være minst et kostnad eller priskriterie, man kan ikke ha begge deler.

Velg type kriterium og fyll ut beskrivelse og dokumentasjonskrav av tildelingskriteriet. Trykk på Legg til tildelingskriterium for å legge til flere. For å endre rekkefølgen på prioritet tar du tak med musepekeren på de seks prikkene til venstre og benytter dra og slipp funksjonaliteten for å legge de i ønsket rekkefølge.

Egendefinert

Trykk på Legg til tildelingskriterium for å legge til egendefinerte tildelingskriterier. Dersom du velger egendefinert skal du fylle ut en beskrivelse og dokumentasjonskrav for tildelingskriteriene. Trykk på Legg til tildelingskriterium igjen for å legge til flere tildelingskriterier.

Klima- og miljøhensyn

Dersom du ikke har vektet klima- og miljøhensyn til minst 30%, eller ikke har opprettet et kriterie for klima- og miljøhensyn i det hele tatt, vil systemet varsle deg om dette. Du får da muligheten enten å bekrefte at du har klima-og miljøhensyn som et av de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene ved å svare Ja, eller angi en begrunnelse for å benytte unntak dersom du svarer Nei.

Under Anskaffelsesdokumenter laster du opp alle anskaffelsesdokumentene som gjelder for den aktuelle anskaffelsen. Last opp dokumenter ved å trykke på Last opp filer. Du kan velge å laste opp flere filer samtidlig ved å markere alle filer du ønsker å laste opp. Det er også mulig å laste opp en forberedt ZIP-fil.

Du kan laste ned en fil ved å trykke på sky-ikonet, eller velge å laste ned alle filer ved å trykke på Last ned som zip.

For å endre rekkefølgen på dine filer tar du tak med musepekeren på de seks prikkene til venstre og benytter dra og slipp funksjonaliteten for å legge de i ønsket rekkefølge. Det er også mulig å slette filer ved å trykke på det røde søppel-ikonet.

Under Om oppdragsgiver må du fylle ut all informasjon om dere som oppdragsgiver. Her fyller du blant annet ut Kontaktperson og Tingrett. Mye informasjon blir forhåndsutfylt basert på din organisasjonsprofil.

Ønsker du å redigere din organisasjonsprofil kan du se hvordan man gjør det her: Redigering av organisasjonsinnstillinger

Nederst på siden vil du ha mulighet til å legge til oppdragsgiver. Denne funksjonen kan du bruke dersom det skal kunngjøres konkurranse på vegne av flere oppdragsgivere.

Få veiledning om kunngjøring av konkurranse med flere oppdragsgivere her: Kunngjøring på vegne av annen organisasjon

Når du har fylt ut all påkrevd informasjon vil feltene i margen vises med en grønn hake, og anskaffelsen kan kunngjøres.

Når anskaffelsen er klar til å kunngjøres flytter du deg øverst på siden, og trykker på Kunngjør oppe til venstre.

Ved å trykke kunngjør, vil anskaffelsen bli sendt videre til Doffin, hvor den legges i kø, og blir publisert.

Dersom anskaffelsen er over EØS terskelverdi, skal noen felter oversettes til engelsk. Dette skjer automatisk, og du vil få mulighet til å granske oversettelsene, samt redigere de ved behov, før du godkjenner oversettelsen og sender kunngjøringen videre til Doffin og TED.

Mer informasjon om hvordan oversettelse til Engelsk gjøres finner du i denne artikkel: Oversettelse til Engelsk

⚠️NB! Dato for kunngjøring som angitt i Tidslinje, vil oppdatere seg til dagens dato når du trykker på Kunngjør. Husk å verifisere din Tidslinje før du trykker Kunngjør.

Du har nå kunngjort anskaffelsen, normal håndteringstid for publisering av nasjonal kunngjøring er inntil 2 virkedager, og for EØS kunngjøringer inntil 2-5 virkedager.